Automatisches erkennen von Rechnungen in Ihrer Online-Buchhaltung

Online-Buchhaltungsprogramme werden immer schlauer. Dank neuer Innovationen und neuen Tools kann ein immer größerer Teil der Buchhaltung automatisch ausgeführt werden. Dieser Trend nennt sich Robotic Accounting und sorgt dafür, dass immer mehr Unternehmer ihre Buchhaltung selbst führen können.

Eine der Aktivitäten, die du nicht mehr selbst durchführen musst, ist die Eingabe von Informationen einer Einkaufsrechnung. Als Unternehmer hast du mehrere Möglichkeiten, diesen Prozess zu automatisieren. In diesem Blog werden wir uns die beiden wichtigsten Optionen ansehen: OCR und der Recognize-Robot.

OCR / Scannen & Erkennen

OCR steht für Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung), ist aber oft besser unter dem Arbeitsnamen Scannen & Erkennen bekannt. Wie der Name schon sagt, werden Belege auf Interpunktionen überprüft. Wenn die Software diese Interpunktionszeichen erkannt hat, wird die Übersetzung in Informationen umgewandelt. Diese Informationen werden dir bei der Bearbeitung eines Einkaufsbelegs als ausgefülltes Feld angezeigt. Zum Beispiel kann die OCR-Software unter anderem das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und alle Beträge für Sie erkennen und selbstständig ausfüllen.

Informer erkennungs Roboter

Die OCR Software wird auch beim Informer Recognize Robot verwendet, um Informationen von Belegen zu erkennen. Zusätzlich wird hier aber noch eine UBL-Datei für das Dokument erstellt. Das ist eine digitale Version der Rechnung, welche mit zunehmender Beliebtheit einer E-Rechnung beigefügt wird. Moderne Buchhaltungsprogramme können diese Dateien erkennen und die Informationen bei der Bearbeitung der Rechnung direkt eingeben.

Was ist besser, Scannen & Erkennen oder der Recognized-Robot?

Die Antwort auf diese Frage ist Situationsabhängig. Um dir eine gute Vorstellung davon zu geben, welche der beiden Lösungen am besten passt, haben wir die beiden Tools in verschiedenen Bereichen verglichen. So weist du genau, was am besten zu deiner Situation passt.

Erkennungsprozentsatz

Ein wichtiger Unterschied zwischen Scannen & Erkennen und dem Recognize-Robot kann im Erkennungsprozentsatz gefunden werden. Beide Tools verwenden Software, um Interpunktionszeichen und Informationen zu einem Dokument zu erkennen. Bei Scannen & Erkennen werden die gefundenen Informationen direkt für dich eingegeben und Informationen, welche nicht gefunden wurden, bleiben offen. Dann musst du als Unternehmer jede Rechnung prüfen, ob alles ausgefüllt ist und ggf. ergänzen, wenn Felder offen bleiben. Die Qualität des Scans oder Fotos bestimmt weitgehend den Erkennungsprozentsatz. Es wird dich nicht überraschen, dass beispielsweise ein schlecht aufgenommenes Foto viel schlechter erkannt werden kann als ein klares PDF aus einer E-Mail. OCR bezieht sich daher oft auf eine durchschnittliche Erkennung von ca. 60-70%.

Dieser Prozentsatz beträgt 100% beim Recognize-Robot. Denn Informationen, die nicht erkannt werden können, bleiben nicht offen, sondern werden von Menschen ergänzt. Als Ergebnis werden alle Informationen immer erkannt und es ist möglich, die UBL-Datei direkt zu erstellen. Diese UBL-Datei kann dann sogar automatisch von den Buchungsrobotern von InformerOnline gebucht werden.

Geschwindigkeit
Bei Scannen & Erkennen dauert es in der Regel einige Minuten, bis die Informationen der Rechnung ausgefüllt sind. Aufgrund der Möglichkeit das ggf. deine Prüfung durch Personen benötigt wird, ist die Bearbeitungszeit für den Recognize-Robot viel länger. Die vollständig erkannte Rechnung erscheint spätestens 24 Stunden später in deiner Buchhaltung.

Du musst jedoch auch die Bearbeitungszeit berücksichtigen. Mit der Scannen und Erkennen Funktion musst du die Fehlenden Informationen bei Bedarf selbst ausfüllen und dann eine Kategorie mit der Rechnung verknüpfen. Mit dem Recognize-Robot sind alle Informationen der Rechnung garantiert richtig und ein weiterer Buchungsroboter kann die Rechnung automatisch mit einer Kostenkategorie verknüpfen. In vielen Fällen musst du nach der Aufnahme eines Belegs nichts mehr mit dem Recognize-Robot machen, alles ist selbstverständlich. Mit OCR ist die Bearbeitungszeit wesentlich kürzer, aber du musst später immer eine oder mehrere Aktionen selbst durchführen.

Kosten

In Bezug auf die Kosten gibt es einen deutlichen Unterschied zwischen den beiden Funktionen. Mit der OCR-Technologie von Scannen & Erkennen zahlst du einen festen Betrag pro Monat, unabhängig von der Anzahl der Dokumente, die du hochlädst. Für 5 € pro Monat kannst du unbegrenzte Kaufbelege in deiner Online-Buchhaltung erfassen lassen.

Der Recognize-Robot hat keinen festen monatlichen Preis, sondern einen Preis pro Dokument. Dies bedeutet, dass die Menge der Dokumente, welche du bearbeiten möchtest, der wichtigste Preistreiber ist. Für jedes Dokument zahlst du 0,39 € was bedeutet, dass du die zu erwarteten Kosten entsprechend deiner Situation gut abschätzen kannst.

Möglicherweise musst du dir bei der Berechnung der Kosten auch etwas Zeit nehmen. Der Wendepunkt für eine Preis basierende Auswahl liegt bei 13 Rechnungen. Bis dahin ist der Recognize-Robot billiger und wenn du mehr als 13 Rechnungen pro Monat hast, ist Scanen & Erkennen die bessere Wahl (basierend auf dem Preis). Mach dir aber bewusst, dass deine Rechnungen oft automatisch beim Recognized Robot bearbeitet werden können, während du beim Scannen & Erkennen immer Maßnahmen ergreifen musst, um die Rechnung in deine Konten einzutragen.

Fazit: Was passt am besten zu dir?

Wenn du zwischen Scannen & Erkennen und dem Recognize-Robot wählen musst, solltest du zwischen Erkennungsrate, Geschwindigkeit und Kosten wählen. Wenn du selbstständig bist und jeden Monat nur wenige Rechnungen hast, kann der Recognize-Robot die beste Wahl sein. Du bezahlst pro Dokument und aufgrund der Umstellung zu UBL können Rechnungen sogar automatisch bearbeitet werden. Hast du dutzende Rechnungen monatlich, ist vielleicht die Scannen & Erkennen Funktion die bessere Wahl.

Die Entscheidung zwischen Erkennung, Geschwindigkeit und Kosten wird sich pro Person unterscheiden. Dem einen macht der höhere Preis für mehr Automatisierung nichts aus, ein anderer macht lieber mehr selbst und spart sich etwas Geld. Die Wahl liegt bei dir …